Оказание государственной услуги архивными учреждениями области

Оказание государтвенной услуги архивными учреждениями области
Важным средством повышения эффективности государственного управления является его документационное обеспечение. Без этого невозможно полноценное функционирование государственного механизма. Одним из аспектов формирования эффективного государственного механизма является современный документный информационный поток. Он должен соответствовать как новым технологическим реалиям, так и классическим нормам документального фонда любой организации.
Существенное место в этой сфере занимает документообразование и архивное дело. Динамика деятельности современных государственных органов предполагает понимание государственными служащими важности вопросов документационного обеспечения управленческой деятельности. Современный госслужащий, стремящийся на высоком уровне обеспечить государственные услуги, должен владеть необходимым объемом знаний документообразования, а именно законодательной базой архивной сферы, например, «Единые правила организации комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда» (2009г.).
В условиях работы электронного правительства и предоставления качественных государственных услуг необходимо фундаментальное закрепление основных категорий и норм в делопроизводстве, изучение типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях.
Одной из задач документационного обеспечения является подготовка документов к хранению и использованию, прежде всего с целью комплектования, пополнения и сохранения Национального архивного фонда Республики Казахстан, а также использования в справочной работе учреждений. В дальнейшем документы организаций и учреждений передаются на государственное хранение в архивы Казахстана.
Архивы осуществляют хранение документального историко-культурного наследия народа Казахстана с целью удовлетворения социально-правовых, политических, научных, культурных и духовных потребностей общества.
Согласно Реестру государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 20.07.2010г. № 745 (с изменениями от 29.02.2012г.), государственные архивы оказывают государственную услугу: «выдача архивных справок».
Нормативной базой архивов по оказанию государственных услуг является Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах». Стандарт государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденный постановлением Правительства Республики Казахстан от 30.12.2009г. № 2315, определяет порядок оказания государственной услуги по выдаче архивных справок - официального документа архива, имеющего юридическую силу и содержащую документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных, на основании которых она составлена.
На основании Стандарта управлением архивов и документации Актюбинской области подготовлен Регламент государственной услуги «Выдача архивных справок», утвержденный постановлением акимата Актюбинской области за №360 от 25.10.2011 года. В Регламенте описан порядок действий в процессе оказания государственной услуги. Так, например, для получения государственной услуги потребитель представляет при обращении в архив:
1) заявление (письмо) с указанием сведений, которые необходимо подтвердить;
2) документ, удостоверяющий личность потребителя или документ, удостоверяющий полномочия доверенного лица (при личном посещении).
Видом завершения государственной услуги является выдача архивной справки, копии или выписки архивных документов потребителю при личном приеме, либо ответ заявителю направляется по почте. Все услуги по исполнению запросов физических и юридических лиц предоставляются архивом бесплатно.
Архивная справка, выдаваемая архивом заключает в себе точное и ясное изложение имеющихся в архивных документах сведений по существу вопроса. Справка в обязательном порядке содержит ссылку на документы, послужившие основанием для ответа, заверяется гербовой печатью, подписывается директором архива, который отвечает за правильность изложения содержания, оформления и выдачи справки. Несовпадения данных, обнаруженных в документах со сведениями, изложенными в заявлении, оговариваются словами: «так в документах» или « отчество не указано» и т.п. При отсутствии приказов по личному составу, когда заявитель просит подтвердить трудовой стаж, справка готовится по лицевым счетам заработной платы. Такая справка, составленная по косвенным данным, имеет юридическую силу.
Помимо этого архив, по разрешению руководства, выдает копии документов, которые оформляются надлежащим образом: на обратной стороне копии ставится штамп с указанием номера фонда, описи, дела и листа, проставляется дата снятия копии и фамилия работника архива, подготовившего копии документа. Анализ работы архивных учреждений Актюбинской области показал, что в этом направлении ведется каждодневная и кропотливая работа. Несмотря на ежегодное увеличение количества обращений архивные учреждения рассматривают их в сроки, установленные Законом Республики Казахстан «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» от 12.01.2007 года № 221.
При обращении в архив государственная услуга оказывается в течение пятнадцати календарных дней со дня регистрации документов (ст.8 вышеназванного Закона). В тех случаях, когда необходимо дополнительное изучение вопроса, срок оказания государственной услуги может быть продлен не более чем на 30 календарных дней, о чем сообщается потребителю в течение трех календарных дней со дня регистрации документа.
Оказание государственной услуги по выявлению информации генеалогического и тематического характеров, которые требуют значительных затрат рабочего времени и труда, ставятся на дополнительный контроль вплоть до окончательного его исполнения, о чем сообщается потребителю в течение трех календарных дней со дня регистрации документов. Государственная услуга по выдаче архивных справок генеалогического и тематического характера оказывается только Архивами.
Содержание запросов социально-правового характера традиционно: подтверждение стажа работы, обучения в вузах, размера заработной платы, награждения и др.
Большой объем запросов составляют запросы нерезидентов Республики Казахстан, поступающие в основном от физических и юридических лиц стран дальнего и ближнего зарубежья, архивные справки которым выдаются в особо установленном порядке. Данная категория справок направляется для проставления апостиля в Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан.
Спектр тематического характера разнообразен. Это биографические данные, просьба предоставить копии документов об исторических событиях, о переименовании административно-территориальных единиц, о деятельности руководителей организаций, знатных людей региона для увековечения памяти людей старшего поколения.
По итогам исполнения заявитель заполняет анкету, где дает оценку работе справочного стола архива, может высказать свои замечания и пожелания.
Несколько цифр по итогам прошлого года. За 2011г. архивными учреждениями области было оказано 9307 государственных услуг по обращениям от физических и юридических лиц. Из них доля удовлетворенных запросов пользователей архивной информацией составляет – 78%. Итоги свидетельствуют о том, что большинство обращений разрешаются положительно. Содержание ответа заявителю дается на государственном языке или языке обращения.