Облыстық мұрағат мекемелерінің мемлекеттік қызмет көрсетуі

Облыстық мұрағат мекемелерінің мемлекеттік қызмет көрсетуі
Мемлекеттік басқарманың тиімділігін арттырудың ең маңызды құралы құжаттамамен қамтамасыз ету болып табылады. Бұл жағдайсыз мемлекеттік құрылымдардың толыққанды қалыптасуы мүмкін емес. Мемлекеттік құрылымдарының тиімді қалыптасуының бірі қазіргі таңдағы ақпараттық ағым. Ол жаңа технологиялық шынайылықпен, сонымен қатар кез-келген ұйымның құжат қоры классикалық қағидасына сәйкес келуі тиіс.
Бұл салада елеулі орын алатын құжаттану және мұрағаттық істі атап көрсетуге болады. Қазіргі таңдағы мемлекеттік органдар қызметінің үдерісі мемлекеттік қызметшілердің басқарма қызметіндегі құжаттамамен қамтамасыз ету сұрақтарын түсіну маңыздылығы.
Жаңа замандағы мемлекеттік қызметкер, мемлекеттік қызметтерді қамтамасыз етудің жоғарғы деңгейіне жетуі үшін құжаттанудың қажетті білім көлемін, әсіресе, мұрағат саласындағы заңнамалық қорды, мысалы, «Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарды пайдаланудың толымдылығын ұйымдастыру, сақтау және есепке алу біріңғай ережесін» (2009 ж.) меңгеруі қажет.
Электрондық үкімет жұмысының жағдайында және мемлекеттік қызметті сапалы түрде ұсыну үшін құжат айналымдағы негізгі нормалар мен категориялардың түпнегізін бекітіп, құжаттанудың типтік ережелерін меңгеру мен мелекеттік ұйымда құжаттаманы басқару керек.
Құжаттаманы қамтамасыз ету міндетінің бірі құжаттарды сақтау мен пайдалануға дайындау болып табылады, ең алдымен Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын толымдау, толықтыру мен сақтау мақсатында, сондай-ақ мекеменің анықтамалық жұмысында пайдалануды көздейді. Келешекте ұйымдар мен мекемелердің құжаттары Қазақстан мұрағаттарына сақтауға беріледі.
Мұрағаттар қоғамның әлеуметтік-құқықтық, саяси, ғылыми, мәдени және рухани қажеттілігін қанағаттандыру мақсатында Қазақстан халқының құжаттамалық тарихи-мәдени мұрасын сақтауды жүзеге асырады.
2010 жылғы 20 шілдедегі № 745 Қазақстан Республикасы Үкіметінің бекітілген қаулысына (29.10.2012 ж. өзгерістерімен), яғни жеке және заңды тұлғаларға көрсетілетін мемлекеттік қызмет реестріне сәйкес мемлекеттік мұрағаттар «мұрағаттық анықтама беру» мемлекеттік қызметін көрсетеді.
Мемлекеттік қызметті көрсету бойынша мұрағаттардың нормативтік қоры болып 1998 жылғы 22 желтоқсандағы № 326-1 Қазақстан Республикасының «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Заңы саналады.
2009 жылғы 30 желтоқсандағы № 2315 Қазақстан Республикасы Үкіметінің бекітілген қаулысы «Мұрағаттық анықтама беру» мемлекеттік қызмет көрсету стандарты, іздеу мәліметтерін көрсететін сұраныс тақырыбы туралы құжаттамалық-ақпаратты мазмұнда және заңды күші бар мұрағаттың ресми құжаты болып табылатын мұрағаттық анықтама беру бойыша мемлекеттік қызмет көрсету тәртібін анықтайды.
Ақтөбе облысының мұрағаттар және құжаттам басқармасының Стандарты негізінде 2011 жылғы 21 қазандағы № 360 Ақтөбе облысы әкімдігінің қаулысымен бекітілген «Мұрағаттық анықтамалар беру» мемлекеттік қызметінің Регламенті әзірленді. Регламентте мемлекеттік қызмет көрсету барысында іс-әрекеттер тәртібі баяндалады. Мысалға, тұтынушы мемлекеттік қызмет түрін пайдалану үшін мұрағатқа мына мәліметтерді ұсынады:
  • растауды қажет ететін мәліметтері көрсетілген өтініш (хат) ;
  • тұтынушының жеке куәлігін растайтын құжаты немесе сенімді тұлғаның өкілеттігін куәландыратын құжаты (жеке өзі келгенде)
Мемлекеттік қызмет көрсету түрінің соңы тұтынушының жеке өзі қабылдауда болып, мұрағаттық анықтаманы, мұрағаттық құжаттан үзінді немесе көшірмесін табыстауымен, сондай-ақ сұраныс жауабын өтініш берушіге пошта арқылы жолдаумен аяқталады. Жеке және заңды тұлғаларға сұраныстардың орындалуы бойынша барлық қызметтерді мұрағат ақысыз негізде көрсетеді.
Мұрағаттық анықтама сұрақтың мәні бойынша мұрағаттағы барлық құжаттар негізінде ұсынылатын мәліметтерді нақты әрі айқын баяндауының көрінісі. Анықтамада міндетті түрде жауап үшін негіз болған құжатқа сілтеме жасалып, анықтама мазмұнының дұрыстығына, талапқа сай рәсімделуіне жауап беруші тұлға ретінде мұрағат директорының қолы қойылып, мекеменің гербі бар мөрімен куәландырылады. Өтініште баяндалған деректермен табылған құжаттардағы мәліметтер сәйкес келмеген кезде «құжаттарда осылай» немесе «әкесінің аты көрсетілмеген» сияқты және тағы басқа сөздер жазылады. Өтініш беруші еңбек өтілін растауын сұраса, бірақ жеке құрам бойынша бұйрықтардың мұрағатқа сақтауға түспеген жағдайда, анықтама жалақы алу негіздегі дербес шоты бойынша дайындалады. Мұндай анықтама жанама мәліметтер бойынша құрылады және олар заңдық күшке ие.
Бұған қоса мұрағат басшылықтың келісімі бойынша тиесінше үлгіде рәсімделген құжаттардың көшірмелерін береді: көшірменің келесі жағына қор, тізім, іс, бет номерлері көрсетілген жерге штамп қойылады және құжаттың көшірмесін дайындаған мұрағат қызметкерінің тегі мен көшірмені түсіру мерзімі көрсетіледі.
Ақтөбе облысының мұрағат мекемелерінің жұмысына талдау жүргізгенде, күнделікті тынымсыз еңбек атқарылады. Жыл сайын сұраныстар санының көбеюіне қарамастан мұрағат мекемелері 2007 жылғы 12 қаңтардағы № 221 Қазақстан Республикасының «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі туралы» Заңымен белгіленген мерзімде қаралады.
Мұрағатқа жүгіну кезінде құжатты тіркеген күннен бастап мемлекеттік қызмет 15 күнтізбе күні ішінде (жоғарыда аталған Заңның 8 бабына сәйкес) көрсетіледі. Арыздарға жауап беру барысында анықтамада қосымша сұрақтар туындаған жағдайда мемлекеттік қызмет көрсету мерзімі 30 күнтізбелік күнге дейін созылып, бұл жөнінде мәлімет құжат тіркелген күннен бастап үш күн ішінде өтініш берушіге хабар беріледі.
Жұмыс уақыты мен қажырлы еңбекті талап ететін генеологиялық және тақырыптық ерекшеліктегі ақпараттарды айқындау бойынша мемлекеттік қызмет көрсету кезінде, оның толықтай орындалғанына дейін қосымша бақылауға алынып, құжат тіркелген күннен бастап үш күн ішінде өтініш берушіге хабар беріледі. Генеологиялық және тақырыптық ерекшеліктегі мұрағаттық анықтама беру бойынша мемлекеттік қызметті тек Мұрағаттар ғана жүргізеді.
Әлеуметтік-құқықтық ерекшеліктегі сұраныстардың мазмұны дәстүрлі: еңбек өтілін растау, жоғарғы оқу орындарында оқығандығын растау, еңбек ақы мөлшері, марапаттаулар және тағы басқа.
Сұраныстардың ең көп көлемін алыс және жақын шет елдердегі жеке және заңды тұлғалардан, яғни Қазақстан Республикасының резиденті болып табылмайтын сұраныстар құрайды және мұрағаттық анықтамалар бекітілген негізгі тәртіп бойынша беріледі. Аталмыш санаттағы анықтамалар апостилдеу үшін Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитетіне жолданады.
Тақырыптық сипаттағы ақпараттар әр түрлі болып келеді. Бұл өмірбаяндық деректер, тарихи оқиғалар жайындағы құжаттардың көшірмесін ұсыну өтініші, әкімшілік-аймақтық бірліктердің атауларын өзгерту туралы, ұйым басшыларының қызметтері, өңірдегі танымал аға буын өкілдерінің естеліктерін халықтың мәңгі есінде сақтау және тағы басқа құжаттар негізінде қызметтер көрсету.
Көрсетілген қызметтің нәтижесінде өтініш беруші мұрағат анықтамалығының жұмысына баға беру негізінде сауалнама толтырады және өзінің ескертулері мен ұсыныс-тілектерін қалдыра алады.
Өткен жылдың қорытындысы бойынша бірер дерек. 2011 жылы облыстық мұрағат мекемелері жеке және заңды тұлғалардың өтініштері бойынша 9307 мемлекеттік қызмет көрсетті. Оның ішінде мұрағаттық ақпарат сұраныстарын пайдаланушылардың қанағаттанарлық үлесі 78 % құрайды. Бұл сұраныстардың қорытындысы көрсеткендей, өтініштердің көп бөлігі оң нәтижеге ие. Өтініш берушіге жауаптың мазмұны мемлекеттік тілде немесе өтініш түскен тілде жолданады.